ドキュメントとGeminiの連携と使い方│日々の文書作成に活かせるプロンプト付き

GoogleドキュメントとGeminiを連携してできること

GoogleドキュメントとGeminiを連携すると、Googleドキュメントを用いたさまざまな業務をAIで自動化できます。

たとえば、文書のたたき台作成から、Gmailやスプレッドシートの情報整理、作成した文書の校正・添削、文書の要約、画像の生成までをまとめてサポートしてくれます。

文書のたたき台を作る

「〇〇についての報告書のたたき台を作って」「取引先向けのお礼メールの雛形を作成して」とGeminiに指示すれば、自動で文章を生成してくれます。

Geminiでたたき台を作ってから自分の言葉に直すことで、何から書き始めればいいかわからないという負担を軽減できます。

Gmailやスプレッドシートの情報を取得する

GoogleドキュメントとGeminiを連携すると、Gmailやスプレッドシートの内容をドキュメントに自動で反映できます。たとえば、スプレッドシートのURLをGeminiに入力すれば、表のエクスポートやシート内容の要約が可能です。

膨大な情報を何度もコピー＆ペーストする作業をAIに任せることで、作業スピードをアップできます。

作成した文書を校正・添削する

Geminiを使えば、作成した文書を「丁寧なビジネス文に直して」「誤字脱字をチェックして」と指示するだけで、問題点の洗い出し・改善点の提案を実施してくれます。

Geminiを確認役として使うことで、文書の品質向上・ケアレスミスの防止が期待できます。

文書の内容を要約する

「文書の内容を要約して」とGeminiに指示すると、文章の要点だけを簡潔に抽出できます。会議資料の事前確認など、すべてを読む時間はないけれど、重要なポイントだけは把握したい場面に便利です。

また、英語で書かれた文書に対して「日本語で要約して」と指示すれば、日本語に直したうえで内容を整理してくれます。英語の文章が苦手という方も、翻訳ツールに文書をコピー＆ペーストする作業をAIに任せることで確認時間を短縮できます。

画像を生成する

テキストの生成だけでなく、画像の生成も対応可能です。たとえば「業務フローを説明するシンプルなイラストを作って」「社内資料用のアイコン画像を生成して」と指示すれば、資料に使える画像を作成してくれます。

GeminiとGoogleドキュメントを連携する基本手順

まずはGoogleドキュメント上でGeminiを使えるようにするために、Google Workspace Labsへ参加する、もしくはGoogle AI PlusまたはGoogle Workspace Standardプラン以上が必要です。どれを選ぶといいかは、詳しく解説している記事で確認してください。

準備ができたら、以下の3ステップで進めます。

• ステップ1：ドキュメントのサイドパネルでGeminiを有効にする
• ステップ2：サイドパネルにプロンプトを入力する
• ステップ3：Geminiの出力結果をドキュメントに貼り付ける

それではステップごとに、実際の作成画面で解説していきます。

ドキュメントのサイドパネルでGeminiを有効にする

1. Googleアカウントでログインします。

2. ドキュメントを開いて、画面の右側にある、光アイコン（Geminiに相談）をクリックします。

クリックすると、画面の右側にGeminiのサイドパネルが表示されます。これでGeminiと会話する準備ができました。

サイドパネルにプロンプトを入力する

サイドパネルへプロンプトを入力していきましょう。今回は例として、以下の業務メモをもとに報告書を作成します。

1. サイドパネル下部のチャット欄に、プロンプト（指示文）を入力しましょう。ここでは、以下のプロンプトを入力します。

次の3つのポイントをプロンプトに含めると、実務で使いやすい形でAIが回答してくれます。

• 目的：何を作りたいのか（報告書・メール・要約など）
• ターゲット：誰に向けた文書か（上司・取引先など）
• 出力形式：どんな形でほしいか（見出し付き・箇条書き・文字数の目安など）

2. 入力できたらチャットボックス右下の送信ボタンを押しましょう。

すると、Geminiが以下のように報告書の形式で出力してくれました。

ドキュメントにGeminiの回答を貼り付ける

ドキュメントに貼り付けたい位置を選択してから「挿入」をクリックすると、Geminiの回答がそのまま挿入されます。

別のドキュメントに貼り付けたい場合は、「コピー」をクリックすれば、Geminiの回答全文をそのままコピーできます。

Geminiの回答をドキュメントに貼り付けたら、内容に間違いがないか、おかしなところがないか、必ず確認して修正しましょう。回答の精度は100%正確ではありません。たとえば、固有名詞や数値の間違い、誤字・脱字などがあります。

ここまでで、GoogleドキュメントとGeminiを連携するための基本的なステップを解説しました。ここからは実践編として、実務で使えるプロンプトを見ていきましょう。

日々の文書作成業務でそのまま使えるプロンプト集

メールやマニュアルなど、さまざまな文書作成シーンで使えるプロンプト例を紹介します。メモの内容や箇条書きの条件を用途に合わせて変えると、日々の業務でそのまま活用できます。

メールの作成

マニュアルの作成

議事録の作成

報告書の作成

ドキュメントとGeminiの連携に関するよくある質問

GoogleドキュメントでGeminiを使う際には、出力内容の正確性やセキュリティの安全性、対応ファイル形式など、事前に押さえておきたい注意点があります。ここでは、ドキュメントとGeminiの連携に関するよくある質問をまとめます。

Q. Geminiが書いた内容は、そのままメールや書類にして大丈夫？

Geminiが生成する回答は、常に正確とは限りません。必ず内容確認と修正を行いましょう。Geminiは補助ツールとして活用し、最終的な確認と判断は必ず自分で行ってください。

Q. セキュリティ面は大丈夫？入力した内容がGeminiに学習されないか心配です

Google Workspace Labs、Google AI Plus、Google Workspace Standardプラン以上のどれかによって異なります。

• Google Workspace Labs：学習される
• Google AI Plus：学習されないように設定できる
• Google Workspace Standardプラン以上：学習されない

機密情報・個人情報については、社内のセキュリティポリシーや学内ルールを守って利用しましょう。

Q. Googleドライブに保存していれば、どんなファイルでも読み込めるの？

Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Word、Excel、PDF、TXT、CSV、TSVなど、様々なファイルを読み込めます。

ただし、容量が100MBを超えるファイルやアクセス権限のないファイルは読み込めません。

Q. ドキュメントにGeminiが表示されない・使えない時はどうすればいい？

以下を参考に、アカウントの種類・設定・利用環境などを確認しましょう。

GoogleドキュメントでGeminiが表示されない・使えない場合の主な原因や解決策は、スプレッドシートでGeminiが使えない場合と同じです。詳しくは、GoogleスプレッドシートとGeminiについての解説記事をご覧ください。

まとめ：ドキュメントとGeminiを連携させて、簡単な文書をつくってみよう

GoogleドキュメントとGeminiを連携すると、文書の構成案づくりや下書き作成の負担を減らせます。まずは、簡単なメールや報告書など、身近な文書作成でGeminiを使ってみましょう。