ChatGPT業務効率化プロンプト集｜すぐに使えるコツと事例も紹介

生成AIでどのくらい効率化できる？【事例と数値】

ChatGPTなどの生成AIを活用することで、業務時間はどのくらい短縮できるのでしょうか？国内外の効果の一例を、簡単にまとめます。

事例	成果	出典
メール処理	64%削減	Microsoft／HELLENiQ ENERGY 事例（2025）
会議要約	74%削減（35分の会議要約が42分34秒から11分13秒に短縮）	Microsoft／レポート（2023）
採用支援業務	3ヵ月で5,000時間、1,300万円以上のコスト削減	Microsoft／株式会社学情 事例（2025）
デジタル広告のクリエイティブ作成	作成時間を1/3以下に削減	GMOアドマーケティング／ニュース（2023）

ChatGPTプロンプトの基本的な使い方【最短4手順】

上で紹介したような成果を出すには、プロンプトを「型」に沿って使うのがおすすめです。最短で成果を上げるための基本は、次の4つの手順です。

1. 用途を決める
2. 業務別プロンプトをコピー＆ペーストする
3. プロンプトに前提（相手・目的・締切など）・制約・出力形式（件名・本文文字数・箇条書きなど）を追記する
   ※以下のようにテンプレ化しておくと使いやすいです。

   目的：（例：◯◯の初稿を2分で作る） 前提：相手＝／要件＝／締切＝ 制約：敬体／機密扱いNG／価格断定NG 出力形式：①件名 ②本文文字数（例：200–300字） ③箇条書きの有無 プロンプト：――（ここに用途別プロンプトを貼る）

4. ChatGPTの出力を確認し、固有名詞・日付・数値などの誤りを修正する

これを徹底するだけで初回から再現性が上がり、社内展開もしやすくなります。

 

次は、この型に差し込める業務別の具体的なプロンプト例を紹介します。

すぐに使える業務別プロンプト集

すぐに使える業務別プロンプトをまとめました。プロンプト例の【】の部分をご自身の情報に書き換えて、活用してください。

営業・広報：顧客対応と情報発信

定番の対応文やSNSの投稿文、営業リストのたたき台づくりは、AIの得意分野です。ChatGPTに任せてみましょう。

取引先へのメールを作成する

毎日のメール対応に追われる時間を、ChatGPTで大幅に短縮しましょう。丁寧さが求められる取引先へのメールも、要点を伝えれば数秒で高品質な下書きが完成します。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、優秀なビジネスアシスタントです。次の条件で、取引先への【お礼／催促／謝罪など】メールを作成してください。 　 # 条件 宛先：【株式会社〇〇 営業部 部長 〇〇様】 差出人：【株式会社△△ 営業部 担当者名】 件名：【新サービス「〇〇」のご提案について】 　 メールの目的・要点： 【打ち合わせの時間をいただいたことへの感謝】 【〇〇様の的確なご質問により、理解が深まったことへの言及】 【本日いただいた質問への回答は、詳細をまとめて明日中に送付すること】 　 トーン：丁寧で、信頼関係を構築できるような前向きな印象 出力形式：件名と本文

 

ポイント
箇条書きで「誰が」「誰に」「何を伝えてほしいか」を明確に指示するのがコツです。【】の部分を書き換えるだけで、さまざまなメールに応用できます。

顧客問い合わせを要約し、回答案を作成する

日々大量に届く問い合わせメールの処理は、ChatGPTが得意な業務の一つです。長文の問い合わせ内容を短時間で要約し、回答の骨子を作成することで、対応時間を大幅に削減できます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、経験豊富なカスタマーサポート担当者です。次の顧客からの問い合わせメールを要約し、初期回答のドラフトを作成してください。 　 # 問い合わせメール本文 【顧客からのメール本文を添付】 　 # 指示 まず、問い合わせ内容の要点を3つの箇条書きで要約してください。 次に、顧客の主な要望（例：仕様確認、不具合報告、返品依頼など）を特定してください。 最後に、丁寧かつ共感的なトーンで、次の要素を含む初期回答案を作成してください。 　問い合わせへの感謝 　要約内容の確認 　担当部署で確認し、【24時間】以内に再度連絡する旨

 

ポイント
メール本文をそのまま貼り付け、「要約」と「回答案作成」という2つのタスクを同時に指示しましょう。「共感的なトーン」といった感情面や、「【24時間】以内に連絡」といった具体的な次のアクションを指定することで、回答の質が向上します。

セールスコピーや製品説明文を作成する

商品の魅力やメリットを伝える文章作成は、考えるのに時間がかかるもの。ChatGPTにターゲットや商品の特徴を伝えることで、説得力のあるセールスコピーの叩き台を複数パターン作成してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、凄腕のセールスコピーライターです。次の条件に基づき、新商品のセールスコピーを3パターン提案してください。 　 # 条件 商品名：【スマート体重計「キロプラス」】 ターゲット：【健康意識は高いが、運動が長続きしない30代のビジネスパーソン】 　 商品の特徴： 【乗るだけで体重、体脂肪率、筋肉量など10項目を自動で記録】 【専用アプリが日々の変化をグラフ化し、応援メッセージをくれる】 【シンプルなデザインで、どのようなインテリアにも馴染む】 伝えたいベネフィット： 【面倒な記録から解放される】 【ゲーム感覚で楽しく健康管理が続けられる】 【日々の小さな成果が見える化され、モチベーションが維持できる】 出力形式： キャッチコピー（【20文字】以内） ボディコピー（【150文字】程度） クロージング（行動喚起の一文）

 

ポイント
ターゲットの悩みと、商品が提供する解決策を明確に伝えましょう。「特徴（スペック）」だけでなく、「ベネフィット（顧客にとっての価値）」を言語化して与えることで、よりターゲットに響くコピーが生成されます。

ニュースレターやお知らせ文を作成する

定期的な情報発信もChatGPTを使えば効率化できます。伝えたい要点を箇条書きにして、読者の関心を引く件名と本文の下書きを作成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、経験豊富なコンテンツマーケターです。次の要点をもとに、顧客向けニュースレターの原稿を作成してください。 　 # 条件 ターゲット：当社のSaaSツール「【製品名】」の既存利用ユーザー 配信目的：【新機能の利用促進と、アップセルプランへの興味喚起】 伝えたい要点： 【新機能「データ連携機能」が追加されたこと】 【この機能で、手作業でのデータ入力が不要になるメリット】 具体的な使い方は、ブログ記事で詳しく解説している（URL: 【ブログ記事のURL】） 【この機能は、スタンダードプラン以上で利用可能であること】 　 トーン：【親しみやすく、利便性が伝わるようなワクワクする感じ】 　 出力形式： 件名（【3】パターン） 本文

 

ポイント
配信の「目的」を明確に伝えましょう。「利用促進」「アップセル喚起」といった目的を指示することで、それに沿った言葉選びや構成の文章が生成されやすくなります。

SNSの投稿文を作成する

各SNSの特性に合わせて投稿文を考えるのは、意外と時間がかかる作業です。ChatGPTなら、一つのテーマからプラットフォームの特性に合わせて、複数のSNSで投稿する文章をまとめて作成できます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、企業のSNS運用を成功させてきたSNSマーケターです。次の内容について、各SNSプラットフォーム向けの投稿文を作成してください。 　 # 投稿内容 テーマ：【新サービス「AI議事録サービスPro」のリリース】 　 伝えたいこと： 【会議の音声をアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしと要約を作成する】 【本日より提供開始】 【今なら初月無料キャンペーン実施中】 　 リンク先URL：【サービスのURL】 　 # 指示 次のSNSに合わせた投稿文を、それぞれ1つずつ作成してください。 　 X （旧Twitter）：速報性を重視し、キャッチーに。絵文字とハッシュタグを適切に使用。 Facebook：少し詳しめに。サービスのメリットや開発背景などを交えて信頼感を出す。 LinkedIn：ビジネスパーソン向けに。導入による生産性向上のメリットを具体的に訴求。 Instagram：サービスの魅力を伝えるための画像（またはリール動画）のアイデアを提案し、それに合わせた投稿文を作成。ハッシュタグはターゲット層に響くものを複数提案。

 

ポイント
各SNSの「プラットフォーム名」と「ユーザー層や投稿スタイルの特徴」を具体的に指示することで、それぞれの媒体に最適化されたトーン＆マナーの文章を生成できます。

顧客ペルソナを作成する

優れたマーケティング戦略は、具体的な顧客像（ペルソナ）の設計から始まります。ChatGPTに断片的な情報を与えることで、よりリアルな人物像（顧客ペルソナ）を作成してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、プロのマーケティングリサーチャーです。次の情報に基づき、私たちの新製品の典型的な顧客ペルソナを作成してください。 　 # 製品情報 製品名：【サブスクリプション型コーヒー豆宅配サービス「My Beans」】 特徴：【世界中の希少な豆から、毎月好みに合わせてパーソナライズされた3種類が届く。月額3,000円。】 　 # 想定顧客像の断片的な情報 年齢・性別：【30代男性】 職業：【IT企業の会社員】 ライフスタイル：【在宅勤務が多い。コーヒーが好きで、仕事の合間に自分で淹れて飲む。】 価値観：【安さよりも品質や体験を重視する。】 　 # 出力形式 次の項目を具体的に記述してください。 　 氏名、年齢、職業、年収 ライフスタイル、趣味 抱えている課題や悩み 情報収集の方法 製品を選ぶ際の決め手

 

ポイント
自社で把握している断片的な顧客情報をインプットとして与えるのがコツです。ChatGPTがそれらの情報をつなぎ合わせ、一貫性のあるリアルな人物像としてアウトプットしてくれます。

営業リストの叩き台を作成する

新規開拓を始めるにあたり、どこからアプローチすべきか悩むことは少なくありません。自社製品の特徴を伝えることで、アプローチすべき企業の業種や特徴をリストアップし、営業リストの叩き台を作成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、優秀なセールスコンサルタントです。私たちが提供する「【クラウド型勤怠管理システム】」の新規顧客開拓を計画しています。アプローチすべき企業の条件をリストアップしてください。 　 # 製品の特徴 【スマートフォンアプリで打刻や申請が完結する】 【従業員10名から300名規模の企業に最適】 【IT専門の担当者がいない企業でも簡単に導入・運用できる】 　 # 指示 上記の特徴を踏まえ、ターゲットとなりうる企業の有望なセグメントを【5】つ提案してください。 　 それぞれのセグメントについて、次の情報をまとめてください。 業種 従業員規模 考えられる課題（なぜ私たちの製品が必要か） アプローチの切り口

 

ポイント
製品の「特徴」と「最適な顧客規模」を明確に伝えましょう。そうすることで、製品の強みが活かせる（＝受注確度が高い）市場セグメントを的確に提案してくれます。

製品マニュアルからFAQを生成する

顧客からのよくある質問への対応は、できるだけ効率化したい業務の一つです。製品マニュアルなどの情報を与えることで、想定される質問と回答（FAQ）を自動生成し、顧客対応の品質を標準化できます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、カスタマーサポートの立ち上げ経験が豊富な専門家です。次の製品説明書を読み込み、想定される質問とそれに対する回答（FAQ）を【10】個作成してください。 　 # 製品説明書 【ここに製品マニュアルやサービス紹介ページのテキストを貼り付ける】 　 # 条件 質問（Q）：顧客が実際に使いそうな、平易な言葉遣いで作成してください。 回答（A）：専門用語を避け、初心者にも理解できるように簡潔に説明してください。 　 出力形式：「Q1. 質問文」「A1. 回答文」の形式で出力してください。

 

ポイント
FAQの元となる情報を、テキストで正確にインプットさせましょう。WebサイトのURLを直接読み込ませることも可能ですが、テキストをコピー＆ペーストするほうが情報の抜け漏れがなく確実です。

企画・提案：発想から骨子設計

アイデア出しから具体的な資料作成まで、企画・提案業務のあらゆるフェーズで役立つプロンプトを集めました。

ブレインストーミングでアイデアを出す

新しいアイデアに行き詰まったとき、ChatGPTは優秀な壁打ち相手になります。多様な視点からアイデアを出させて、思考の幅を広げましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 私たちは、【オフィスワーカー向けの新しいランチ宅配サービス】を企画しています。このサービスのユニークな販売促進キャンペーンのアイデアを、次の役割になりきって【10】個出してください。 　 # 前提条件 ターゲット：【都心部で働く20代〜40代の男女】 サービスの強み：【栄養バランスの取れた日替わりメニュー、アプリで簡単注文】 目的：【サービスの初期認知度を最大化し、初回利用のハードルを下げること】 　 # 役割 あなたは【優秀なマーケター】です。【常識にとらわれない斬新な視点】でアイデアを出してください。 　 # 制約条件 アイデアは、オンライン施策とオフライン施策の両方を含めてください。 それぞれのアイデアに、なぜそれがターゲットに響くかの簡単な理由も添えてください。

 

ポイント
「あなたは優秀なマーケターです」のように役割を与えることで、その立場に沿った専門的な回答が出やすくなります。また、「常識にとらわれず」といった制約を加えると、ありきたりではない、ユニークな切り口の回答を引き出せます。

アイデアを絞り込み、評価する

ブレインストーミングで出た多くのアイデアを、客観的な基準で評価するのは難しいものです。ChatGPTに評価軸を与えることで、複数のアイデアを点数付けし、有望なものを絞り込めます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【冷静な判断力を持つ事業開発の担当者】です。次のアイデアリストを、指定する評価軸に基づいて採点し、有望な順に並べ替えてください。 　 # アイデアリスト 【1. AIによる自動献立提案アプリ 2. 地域の農家と提携した野菜宅配サービス 3. 料理インフルエンサーとコラボしたオンライン料理教室 4. 調理時間を10分に短縮できるミールキット 5. メタバース空間でのレストラン体験サービス】 　 # 評価軸（各10点満点） 新規性：アイデアはどれだけ新しいか？ 実現可能性：技術的、コスト的に実現できるか？ 市場規模：ターゲットとなる市場は大きいか？ 収益性：どのようにして利益を上げるか？ 　 # 出力形式 マークダウンの表形式で、各アイデアの評価点と合計点、そして簡単な評価理由をまとめてください。

 

ポイント
「評価軸」を明確に定義しましょう。「新規性」「実現可能性」といった自社が重視する基準を与えることで、その基準に沿った客観的な評価を出力してくれます。

企画書や提案書の骨子を作成する

ゼロから企画書を書き始めるのは、骨の折れる作業です。ChatGPTに目的や含めたい要素を伝えるだけで、説得力のある企画書や提案書の骨子を数秒で作成できます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【数々のコンペを勝ち抜いてきた凄腕のプランナー】です。次のテーマで、【社内向けの新規事業企画書】の骨子（目次案）を作成してください。 　 # 企画テーマ 【法人向けの「従業員の健康管理SaaS」】 　 # 企画書に含めたい要素 【なぜ今この事業をやるべきか（市場背景）】 【どのような課題を解決するのか（ターゲット企業の課題）】 【サービスの具体的な内容】 【どのようにして収益を上げるのか（ビジネスモデル）】 【3年間の売上計画】 【事業推進の体制とスケジュール】 　 # トーン 【経営層を説得できる、論理的で力強い構成】

 

ポイント
「誰に向けた企画書か」と「含めたい要素」を端的に伝えるのがコツです。そうすることで、読み手を意識した、網羅性の高い構成案が期待できます。

プレゼン資料の構成を設計する

企画書と同様に、プレゼンテーションの構成案も作成できます。各スライドで何を伝えるべきかを明確にし、資料作成の時間を大幅に短縮しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【聴衆を惹きつけるプレゼンテーションの専門家】です。次の内容で、クライアントへの提案プレゼンの構成を設計してください。 　 # プレゼンの概要 目的：【Webサイトリニューアルのコンペで受注を勝ち取ること】 聞き手：【クライアント企業のマーケティング部長】 提案の核：【データ分析に基づいたUI/UX改善によるコンバージョン率向上】 想定時間：【15分】 　 # 指示 全【10】枚のスライド構成案を作成してください。各スライドについて、「スライドタイトル」と「記載すべき内容の要点」を記述してください。

 

ポイント
「目的」「聞き手」「想定時間」といったプレゼンの制約条件を伝えましょう。特に時間を指定することで、その時間内に収まるような、適切な情報量の構成案を作成してくれます。

プレスリリースの叩き台を作成する

メディアの目に留まるプレスリリースを一から作成するのは、時間もかかり骨の折れる作業です。ChatGPTに発表内容の要点を伝えて、メディアが取り上げやすい形式の原稿に素早く整えましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【企業の広報・PR担当者】です。次の情報に基づき、メディア向けのプレスリリースの叩き台を作成してください。 　 # 発表内容（5W1H） Who（誰が）：【株式会社△△】 When（いつ）：【2025年11月1日】 Where（どこで）：【全国のオンラインストアで】 What（何を）：【AI搭載の新型イヤホン「AI Pods 3」を発売】 Why（なぜ）：【リアルタイム翻訳機能を搭載し、海外旅行やビジネスでの言語の壁をなくすため】 How（どのように）：【独自のAIチップを開発し、オフライン環境でも15カ国語の双方向翻訳を実現】 　 # 出力形式 一般的なプレスリリースの構成（タイトル、リード文、本文、会社概要、問い合わせ先）に沿って作成してください。

 

ポイント
広報の基本である「5W1H」を整理して与えることで、情報の過不足がない、構成の整った原稿を生成できます。

キャンペーン案を出し、キーワードを選定する

効果的なキャンペーンを企画するには、アイデアとそれを告知する手段の両方が必要です。ChatGPTを使えば、キャンペーンのアイデア出しから広告キーワードの選定まで、一度に対応できます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【デジタルマーケティングの専門家】です。【20代女性】をターゲットにした新しいスキンケアブランドの認知度向上のため、SNSキャンペーンのアイデアを【3】つ提案してください。 　 # ブランド情報 ブランド名：【素肌じかん】 特徴：【天然由来成分100％、敏感肌向け】 　 # 指示 各キャンペーン案について、「企画名」「概要」「参加方法」を記述してください。 さらに、それぞれのキャンペーンをWeb広告で告知する際に有効だと思われるキーワードを【10】個ずつ選定してください。

 

ポイント
「キャンペーン案の提案」と「キーワード選定」という、2つの異なるタスクを同時に依頼しましょう。ターゲット層や製品特徴を明確にすることで、より的確なアイデアが期待できます。

SWOT分析のメモを作成する

自社の状況を客観的に分析するのは、一人では難しい作業です。ChatGPTに自社や市場の情報を与えることで、客観的な視点でのSWOT分析（強み・弱み・機会・脅威）の整理をしましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【経営戦略コンサルタント】です。次の情報をもとに、当社のSWOT分析を行ってください。 　 # 当社の情報 事業内容：【都心部で展開する高級志向のフィットネスジム】 強み（Strength）：【パーソナルトレーナーの質の高さ、最新のトレーニング機器、駅直結の好立地】 弱み（Weakness）：【月会費が競合の2倍と高価格、オンラインサービスの未提供】 市場の状況：【健康志向の高まりで市場は拡大。一方で、低価格な24時間ジムやオンラインフィットネスが急増している。】 　 # 出力形式 強み （Strengths） 弱み （Weaknesses） 機会 （Opportunities） 脅威 （Threats） 　 の4項目に分けて、それぞれ箇条書きで分析結果をまとめてください。

 

ポイント
自社で認識している「強み」と「弱み」、「市場の状況」を入力することで、ChatGPTはより客観的に「機会」と「脅威」を抽出しやすくなります。

開発・IT：コードと技術文書

プログラミングや技術的なドキュメント作成など、開発・IT担当者の業務をサポートするプロンプトを紹介します。

プログラムのコードを生成する

簡単な処理でも、正確なコードを一から書くのは手間がかかります。ChatGPTに仕様を伝えることで、Python、JavaScript、SQLなど、さまざまなプログラミング言語のコードを生成してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【経験豊富なPythonプログラマー】です。次の仕様で、【Python】の関数を作成してください。 　 # 仕様 関数名：【is_even】 機能：【整数を引数として受け取り、その整数が偶数であれば True を、奇数であれば False を返す。】 条件：【0も偶数として扱う。】

 

ポイント
期待通りのコードを得るには、「言語」「関数名」「機能（何をするか）」「引数（入力）」「返り値（出力）」を明確に指定することが大切です。

既存コードを整理・改善する

読みにくかったり非効率だったりするコードを、より洗練されたコードに書き直します。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【読みやすく保守性の高いコードを書くことを信条とするソフトウェアエンジニア】です。次の【Python】コードをリファクタリングしてください。 　 # 既存コード 【ここに整理したいコードを貼り付ける】 　 # 指示 変数名をよりわかりやすいものに変更してください。 ネストが深くなっている箇所を、よりシンプルなロジックに修正してください。 なぜそのように変更したのか、理由をコメントで簡潔に説明してください。

 

ポイント
単に「きれいにして」と指示するのではなく、「変数名をわかりやすく」「ロジックをシンプルに」のように指示するのがポイントです。どのような観点で改善してほしいかを具体的に示すと、より的確なリファクタリングが行われます。

プログラムのテスト項目を作成する

品質の高いプログラムには、網羅的なテストが不可欠です。ChatGPTを使って、関数やプログラムの動作を確認するためのテストコードやテスト項目を自動生成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【品質保証（QA）の専門家】です。次の【Python】関数に対する単体テストのテストケースを考えてください。 　 # テスト対象の関数 【“`python def calculate_price(age): 　if age < 0: 　　raise ValueError(“年齢は0以上である必要があります”) 　if age <= 5: 　　return 0 # 幼児は無料 　if age <= 12: 　　return 500 # 子供料金 　return 1000 # 大人料金 “`】 　 # 指示 正常系、異常系、境界値の観点から、テストすべき項目を網羅的にリストアップしてください。

 

ポイント
テストの基本である「正常系（期待通りの動作）」「異常系（エラー処理）」「境界値（仕様の境界）」の観点からテスト項目を作成するよう指示することで、網羅性の高いテストケースを生成できます。

バグの再現手順と修正案を考える

原因不明のバグに悩まされる時間は、開発者にとって大きなストレスです。発生しているバグの状況を説明することで、ChatGPTがそのバグを再現する手順や考えられる原因、そして修正案のコードを提案してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【経験豊富なデバッガー】です。次のバグについて、原因の推測と修正案を提示してください。 　 # バグの状況 現象：【ユーザー登録フォームで、パスワードに特定の記号（例：&）が含まれていると、登録ボタンを押しても反応がなくなる。】 環境：【Webブラウザ（Chrome最新版）、フロントエンドはJavaScriptで実装。】 エラーメッセージ：【コンソールには特にエラーは表示されない。】 　 # 指示 このバグが発生する原因として考えられることを【3】つ挙げてください。 最も可能性の高い原因に対する、【JavaScript】の修正コード案を提示してください。

 

ポイント
「何をしたときに」「どうなる」という現象だけでなく、「開発環境」や「エラーメッセージの有無」といった付随情報も提供することで、原因究明の精度が上がります。

技術ドキュメント／マニュアルを作成する

自分が書いたコードやAPIの仕様をわかりやすく説明するのは、大変な作業です。エンジニア以外の人にもわかるように、ChatGPTを使ってドキュメントやマニュアルを作成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【テクニカルライター】です。次の【Python】コードについて、【非エンジニアのチームメンバー】にも理解できるような機能説明書を作成してください。 　 # 対象コード 【ここにドキュメントを作成したいコードを貼り付ける】 　 # 指示 次の構成でドキュメントを作成してください。 このツールの目的：何をするためのものか、一言で説明。 使い方：どのように実行すれば良いか、具体的な手順を説明。 注意点：利用する上での注意点や制約を説明。 入力と出力：どのようなファイルをインプットとし、どのようなファイルがアウトプットされるかを説明。

 

ポイント
「誰のためのドキュメントか」を明確に指定しましょう。読み手の知識レベルに合わせて、わかりやすく、的確に伝わる文章を生成してくれます。

法務・コンプライアンス：契約と審査

専門知識が求められる契約書のドラフト作成補助や法規制の初期調査など、法務・コンプライアンス担当者の業務をサポートするプロンプトを紹介します。

 

注意点

ここで紹介するプロンプト例およびChatGPTの回答は、法的な助言をするものではありません。あくまで業務を補助するための「叩き台」として利用し、最終的な判断は必ず専門家による確認を行ってください。

契約書ドラフトの作成を補助する

契約書の作成は、専門知識が必要で時間もかかります。簡単な契約書のドラフト作成や、既存の契約書で注意すべき条項の洗い出しといった補助的な内容は、ChatGPTが役立ちます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【法務の専門知識を持つアシスタント】です。次の条件で、簡単な「【業務委託基本契約書】」のドラフトを作成してください。 重要：これはあくまで叩き台であり、弁護士のレビューを受ける前の下書きとして利用します。 　 # 条件 委託者：【株式会社A】 受託者：【株式会社B】 委託業務の内容：【Webサイトのデザイン制作およびコーディング】 契約期間：【1年間（自動更新あり）】 報酬の支払い条件：【月末締め、翌月末払い】 秘密保持義務：【相互に負う】 　 # 指示 上記の条件を盛り込み、一般的な業務委託基本契約書に通常含まれる条項（目的、業務内容、報酬、契約期間、秘密保持、解除条件など）を含んだドラフトを作成してください。

 

ポイント
プロンプトと自分自身の認識として、「これは法的な助言ではない」という前提を明確に持ちましょう。「契約の種類」と「絶対に含めたい条件」を箇条書きで示すと、精度の高い下書きが作成されます。

契約書を事前チェックし、論点を抽出する

弁護士に契約書のレビューを依頼する前の準備は、少しでも効率化したいものです。長文の契約書から論点となりそうな箇所を事前に洗い出し、要約することでレビューを効率化しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【経験豊富なパラリーガル】です。次の契約書案のテキストを読み込み、当社の立場（【受託者側】）から見て、特に注意深く確認すべき条項を【5】つ指摘し、その理由を簡潔に説明してください。 重要：これは法的な判断ではなく、弁護士によるレビューを効率化するための論点整理です。 　 # 当社の立場 【受託者（業務を受ける側）】 　 # 契約書案のテキスト 【ここにレビューしたい契約書の全文を貼り付ける】

 

ポイント
自社の「立場」を明確にしましょう。どちらの立場にとって有利/不利な条項なのかという観点から、的確な指摘が期待できます。

関連する法規制をリストアップする

新しい事業を始める前には、関連法規の調査が欠かせません。どのような事業を始めたいかを伝えることで、関連する可能性のある法律や規制について初期的な情報を集められます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【リサーチ能力に長けたアシスタント】です。当社は、【インターネット上で中古品を売買するマーケットプレイス事業】を計画しています。この事業を運営するにあたり、関連する可能性のある日本の法律や規制にはどのようなものがあるか、網羅的にリストアップしてください。 重要：これは網羅性を保証するものではなく、初期調査の参考情報として利用します。 　 # 指示 法律の名称を挙げてください。 その法律が、なぜこの事業に関係するのかを簡潔に説明してください。

 

ポイント
「どのような事業をしたいか」を具体的に説明しましょう。この初期調査で得られた内容をもとにして、専門的な調査や専門家への相談へつなげましょう。

調査・分析：市場・競合・データ

情報収集やデータ整理など、リサーチや分析にかかる時間を短縮するためのプロンプトを紹介します。

市場調査の要点を整理する

忙しい中で、長文の調査レポートを読み込むのは大変な作業です。ChatGPTにレポートや記事を読み込ませることで、その要点や重要な示唆を箇条書きで簡潔にまとめられます

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【優秀な市場アナリスト】です。次の市場調査レポートのテキストを読み、重要なポイントを【5】つに要約してください。 　 # レポートのテキスト 【ここに要約したいレポートや記事の全文を貼り付ける】 　 # 指示 特に、次の観点を含めて要約してください。 市場規模の推移と今後の予測 主要なプレイヤーとその動向 消費者の新たなニーズやトレンド 技術革新や規制の変更が与える影響

 

ポイント
単に「要約して」と指示するのではなく、「市場規模」「トレンド」といった「どのような観点でまとめてほしいか」を具体的に示すことで、自分が知りたい情報にフォーカスした質の高い要約が得られます。

競合分析の簡易レポートを作成する

競合他社の状況を把握することは、事業戦略において非常に重要です。複数の競合企業のWebサイト情報をもとに、それらを特定の比較軸で整理した簡単な分析レポートを作成できます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【競合分析の専門家】です。次の競合企業【3】社について、Webサイトの情報をもとに比較分析レポートを作成してください。 　 # 競合企業 【A社】：【https://…】 【B社】：【https://…】 【C社】：【https://…】 　 # 比較軸 主力製品・サービス 価格帯 主なターゲット顧客層 Webサイトで打ち出している強みや特徴 　 # 出力形式 マークダウンの表形式で、上記4つの比較軸で3社を比較した結果をまとめてください。

 

ポイント
比較させたい「競合」と、比較する「軸」を明確に定義しましょう。表形式で出力させることで、各社の違いが一目瞭然になり、示唆を得やすくなります。

データの整理や整形を指示する

表記ゆれのあるデータを手作業で整理するのは、時間のかかる単純作業です。どのような形にデータを整えたいかを伝えることで、Excel関数やプログラムで自動化する方法を提示してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【データ分析の前処理を得意とするデータサイエンティスト】です。次のような【Excel】のデータがあります。これを整形・統一するための手順を教えてください。 　 # 元のデータ（A列） 【東京都千代田区1-1-1】 【東京都 千代田区 １－１－１】 【(株)〇〇】 【株式会社〇〇】 　 # 期待する出力（B列） 【東京都千代田区1-1-1】 【東京都千代田区1-1-1】 【株式会社〇〇】 【株式会社〇〇】 　 # 指示 A列のデータをB列のように整形するために、【Excelの関数】を使ってどのような処理をすれば良いか、具体的な手順と数式を教えてください。

 

ポイント
「入力データ（Before）」と「期待する出力（After）」の具体例を示すことで、ChatGPTがやるべき処理を正確に理解し、適切な関数やコードを生成してくれます。

レポートの要旨と図表案を作成する

調査結果をただ羅列するだけでは、レポートの要点は伝わりにくいものです。分析結果の概要を伝えることで、レポートの要旨（エグゼクティブサマリ）と、視覚的に訴えるための効果的な図表のアイデアを提案してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【データをわかりやすく伝えることを得意とするコンサルタント】です。次の調査結果の要点から、【経営層】向けの報告書のエグゼクティブサマリ（【200字】程度）を作成してください。また、この報告書に含めるべき効果的な図表を【3】つ提案してください。 　 # 調査結果の要点 【顧客満足度アンケートを実施した。】 【全体の満足度は昨年の85％から80％に低下した。】 【特に「サポート対応の速さ」に関する不満が多い。】 【一方で、「製品の機能性」に対する評価は95％と非常に高い。】 【20代の若年層の満足度が特に低い傾向にある。】 　 # 指示 1. エグゼクティブサマリを作成してください。 2.含めるべき図表を3つ提案し、それぞれについて次の内容を説明してください。 　- グラフの種類（例：円グラフ、棒グラフなど） 　- 何を示すためのグラフか

 

ポイント
調査結果を箇条書きで入力するのがコツです。「誰向けのレポートか」を指定することで、その読者層に響くような言葉選びや構成の要約が期待できます。

業務改善・品質管理：標準化とリスク

日々の業務プロセスに潜むリスクの洗い出しや、問い合わせ対応の標準化など、業務の質を高めるためのプロンプトを紹介します。

業務リスクの洗い出しと改善案をまとめる

新しい業務フローに潜むリスクを、自分一人で漏れなく洗い出すのは難しいです。ChatGPTに業務の流れを説明することで、客観的な視点から潜在リスクと改善点を洗い出してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【リスク管理と業務改善の専門家】です。次の新しい業務フローについて、潜在的なリスクと改善案をできるだけ多く挙げてください。 　 # 新しい業務フロー 【顧客からの注文をメールで受信する】 【担当者が手作業で、内容を基幹システムに入力する】 【システムから出力された帳票を印刷し、倉庫担当者に渡す】 【倉庫担当者が、帳票を見て商品をピッキングし、発送する】 　 # 出力形式 潜在的なリスク：箇条書きでリストアップ 業務改善案：箇条書きでリストアップ

 

ポイント
現状の「業務フロー」を段階ごとに具体的に記述することで、各段階に潜む問題点（入力ミス、伝達漏れなど）を的確に指摘してくれます。

過去の問い合わせ履歴からFAQを作成する

蓄積された過去の問い合わせ履歴を入力して、よくある質問のグルーピングやFAQサイトのカテゴリー設計、標準応答文の作成をしてもらいましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【カスタマーサポート部門のマネージャー】です。次の問い合わせ履歴のリストを分析し、FAQを作成するための準備をしてください。 　 # 問い合わせ履歴（一部抜粋） 【ログインパスワードを忘れました】 【料金の支払い方法を変更したい】 【領収書はどこで発行できますか？】 【パスワードの再設定方法がわかりません】 【請求書払いに対応していますか？】 　 # 指示 1.これらの問い合わせを、適切なカテゴリーに分類してください。（例：契約・料金について、アカウントについて） 2.それぞれのカテゴリーについて、標準となるFAQの質問文（Q）と回答文（A）の案を作成してください。

 

ポイント
実際の「問い合わせ履歴」のサンプルを複数与えることで、ユーザーが実際に使う言葉に基づいた、実用的なFAQカテゴリーや質問文を生成できます。

人事・総務：採用と社内連絡

採用活動や社内コミュニケーションなど、人事・総務部門の多岐にわたる業務を効率化するプロンプトを紹介します。

採用広告・求人票の原稿を作成する

候補者の心に響く求人票を作成するには、条件だけでなく魅力の言語化が必要です。求める人物像や自社の魅力を伝えることで、訴求力の高い求人票の原稿を作成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【優秀な人材を採用してきた採用のプロフェッショナル】です。次の条件で、求人媒体に掲載する【エンジニア】のジョブディスクリプションを作成してください。 　 # 募集要項 募集職種：【Webアプリケーションエンジニア】 業務内容：【自社SaaSプロダクトの新規機能開発、既存機能の改修】 必須スキル：【Ruby on Railsでの開発経験3年以上】 歓迎スキル：【AWSの利用経験、大規模サービスの開発・運用経験】 求める人物像：【チームと協調し、主体的にプロダクトを成長させられる方】 魅力：【フレックスタイム制、リモートワーク可、技術書購入補助あり】 　 # 指示 候補者が「この会社で働きたい」と感じられるように、会社の魅力や得られる経験が自然に伝わる、感情に訴えかける文章を作成してください。

 

ポイント
業務内容や必須スキルといった「条件面」だけでなく、働き方の魅力や得られる経験といった「情緒的な価値」を入力することで、単なる要件の羅列ではない、魅力的な求人広告を作成できます。

面接の質問リストと評価シートを作成する

限られた面接時間で候補者の本質を見極めるには、的確な質問準備が欠かせません。評価したい能力に合わせて、構造化された質問リストと評価シートを作成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【採用面接の経験が豊富な人事マネージャー】です。当社の「【営業職（リーダー候補）】」の採用面接で使う質問リストと評価シートの雛形を作成してください。 　 # 評価したい能力 【論理的思考力】 【目標達成意欲】 【リーダーシップ】 【カルチャーフィット】 　 # 指示 1.上記の各能力を見極めるための、具体的な質問をそれぞれ【3】つずつ作成してください。（過去の行動を問うSTARメソッドを意識する） 2.これらの評価項目を一覧にした、面接評価シートの雛形をマークダウンの表形式で作成してください。（評価は【5】段階評価とする）

 

ポイント
「どのような能力を見極めたいか」という評価項目を先に定義して与えることで、その能力を測るために的を射た質問リストを生成してくれます。

社内連絡や通達文の原案を作成する

社内への案内メールは、正確さとわかりやすさが求められるため気を使うものです。イベント案内や制度変更など、シチュエーションに応じた適切な連絡文はChatGPTに作成してもらいましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【人事部の担当者】です。全社員に向けて、【新しい経費精算システムを導入すること】をお知らせする社内通知文を作成してください。 　 # 伝えたい内容 目的：【経費精算の申請・承認プロセスを効率化するため】 導入時期：【来月1日】から 　 社員へのお願い： 【今月中に、新システムへのアカウント登録を完了してほしい】 【来週開催する説明会に参加してほしい（〇月〇日 15:00〜）】 　 マニュアルの場所：【社内ポータルの〇〇に格納済み】 　 # トーン 丁寧でありながら、重要な変更であることが伝わる、わかりやすく簡潔な文章

 

ポイント
通知の「目的」と、読み手である社員に「何をしてほしいか（具体的なアクション）」を明確に伝えることで、質の高い通知文を作成できます。

会議の議事録や進捗報告を作成する

会議の内容を思い出しながら議事録を作成するのは、時間もかかり記憶も曖昧になりがちです。箇条書きのメモなどを入力して、要点のまとまった正式な議事録の形式に清書しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【優秀なアシスタント】です。次の会議メモをもとに、正式な議事録を作成してください。 　 # 会議メモ 会議名：【新プロジェクト定例】 日時：【本日 10:00～11:00】 参加者：【山田、鈴木、田中】 　 議題1：【A機能の開発進捗】 【鈴木から報告。来週リリースできそう。ただし、Bのバグが残っている。】 【山田が指示。Bのバグは優先度高で対応すること。】 　 議題2：【プロモーション計画】 【田中から提案。インフルエンサーを起用したい。】 【全員で合意。候補者リストを来週までに作成することに。】 次回日程：【来週の月曜10時】 　 # 出力形式 次の項目を立てて、情報を整理してください。 – 会議名、日時、場所、出席者 – 決定事項 – ToDo（担当者、期限） – 次回開催日時

 

ポイント
時系列の箇条書きメモをそのまま貼り付け、「決定事項」と「ToDo（誰が、いつまでに、何をするか）」の観点で整理するように指示することで、アクションにつながる実用的な議事録を作成できます。

就業規則・社内文書の草案を作成する

ゼロから社内規定の条文を書き起こすのは、専門知識が必要な難しい作業です。ChatGPTを使うと、目的や概要を箇条書きで伝えるだけで、規定のたたき台となる条文案を作成してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【人事・労務の専門家】です。当社で「【リモートワーク規定】」を新たに策定します。次の要点を含んだ規定の草案を作成してください。 　 重要：これはあくまで草案であり、最終的には社会保険労務士などの専門家による確認を受けます。 　 # 含めたい要点 目的：【多様な働き方を支援し、生産性を向上させるため】 対象者：【全従業員（ただし、所属長の承認を必要とする）】 勤務場所：【自宅またはそれに準ずる、セキュリティが確保された場所】 勤怠管理：【始業・終業時にチャットで報告すること】 費用負担：【通信費は自己負担。業務に必要な備品は会社が貸与する】 　 # 指示 一般的な就業規則の体裁に倣い、条文形式（第1条、第2条…）で作成してください。

 

ポイント
「目的」と「ルールとして定めたい具体的な内容」を明確に伝えることが大切です。法的な正確性よりも、まずは社内の共通認識を作るための叩き台として活用するのが良いでしょう。

研修コンテンツの骨子を作成する

対象者に合わせた効果的な研修カリキュラムをゼロから設計するには、多くの時間がかかります。研修の目的と対象者を伝えて、時間配分まで考慮した骨子案を作成しましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【人材開発のプロフェッショナル】です。【新任の管理職】を対象とした「【マネジメント研修】」（【1日間】）のカリキュラム案を作成してください。 　 # 研修の目的 【マネージャーとしての役割を正しく理解する】 【部下のモチベーションを高めるための基本的なスキル（目標設定、フィードバック、1on1）を習得する】 　 # 指示 1. 午前と午後に分けて構成してください。 2. 各時間帯のタイムスケジュール、セッションのテーマ、学ぶべき主要な学習項目をリストアップしてください。 3. 可能であれば、セッションごとの形式（講義・ワークショップなど）も記載してください。

 

ポイント
効果的なカリキュラムを作成するためには、研修の「対象者」と「目的（ゴール）」を明確に定義することが重要です。

共通日常タスク：要約・翻訳・整形

職種を問わず、多くの社会人が日常的に行う、情報整理や文章作成といったタスクを効率化するプロンプトを紹介します。

文章を要約する（本文／サイト／PDF／添付など）

長い文章や資料の内容を、短時間で把握しなければならない場面は少なくありません。ChatGPTにテキストを貼り付けるだけで、指定した文字数や箇条書きなどの形式で瞬時に要約してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 次の文章を、【300字】以内で要約してください。要点は箇条書きで【3】つにまとめてください。 　 # 元の文章 【ここに要約したい文章の全文を貼り付ける】

 

ポイント
「〇〇字以内」といった文字数指定や、「箇条書きで」といった出力形式の指定を組み合わせることで、目的に応じた柔軟な要約が可能です。

文章を翻訳・多言語化する

海外とのメールのやり取りや多言語での情報発信において、言葉の壁は業務スピードを落とす原因になります。専門用語や文脈を考慮した、自然で精度の高い翻訳はChatGPTの得意分野です。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【IT業界の専門用語に精通したプロの翻訳家】です。次の日本語の文章を、自然な【ビジネス英語】に翻訳してください。 　 # 日本語の文章 【本件、承知いたしました。仕様書を拝見し、明日までに見積もりを提出いたします。】 　 # 文脈 【クライアントからの開発依頼に対する返信メールの一部です。】 　 # 追加指示 【ビジネスメールの返信として自然で、簡潔かつ丁寧なトーンにしてください。】

 

ポイント
「どのような文脈で使われる言葉か」を補足情報として与えることで、より自然で適切に翻訳してくれます。

文章を校正・リライトする

自分の書いた文章の誤字脱字や不自然な表現を、自分自身で見つけるのは難しいものです。文章を貼り付けるだけで、ChatGPTが客観的な視点で校正・リライトを行ってくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは日本語の文章校正とリライトの専門家です。次の文章について、誤字脱字や不自然な日本語の表現がないかを確認し、より自然で読みやすい文章に校正・リライトしてください。 　 # 指示 原文の意味や文体を大きく変えず、読みやすさと明確さを高めることを重視してください。 　 想定読者：【想定する読者層（例：専門家向け、一般向け、小学生向けなど）】 上記の読者層に合わせて、語彙レベルや表現を調整してください。 　 # 元の文章 【ここに校正したい文章を貼り付ける】

 

ポイント
どのような読者を想定しているのか（例：「専門家向け」「小学生向け」）を伝えることで、その読者層に合わせた語彙レベルや表現に調整してくれます。

レポートや記事の下書きを作成する

書きたいテーマはあるものの、白紙の状態から文章を書き始めるのは時間がかかるものです。テーマと含めたい要素を伝えるだけで、ChatGPTがたたき台となる初稿を高速で作成します。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【テクノロジー分野に詳しいライター】です。次のテーマと構成案で、ブログ記事の下書きを【800字】程度で作成してください。 　 # テーマ 【生成AIがビジネスにもたらすメリット】 　 # 構成案 【はじめに：生成AIとは何か】 【メリット1：業務効率化と自動化】 【メリット2：新たなアイデアの創出】 【まとめ：生成AI活用の今後の展望】 　 # 指示 構成案に沿って、自然な流れと一貫性のある文章にしてください。 【専門用語は必要に応じて簡潔に説明し、一般のビジネス読者にも理解できる内容にしてください。】

 

ポイント
書きたい内容の「テーマ」と大まかな「構成案」を入力するのがコツです。ゼロから書かせるよりも、骨子を与えたほうが、意図に沿った質の高い下書きを期待できます。

Excel関数や表計算について相談する

「こういう集計をしたいけど、どの関数を使えばいいかわからない」と悩むことはありませんか？ChatGPTにやりたいことを伝えるだけで、最適な関数や具体的な手順を教えてくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは【Excelの達人】です。次の処理を行いたいのですが、最適な【Excel関数】を教えてください。 　 # やりたいこと 【シート1のA列にある顧客IDと、シート2のA列にある顧客IDを照合したいです。 もし、シート1の顧客IDがシート2にも存在していたら、シート1のB列に「〇」を表示させたいです。 もし存在しなかったら、「×」を表示させたいです。】 　 # 条件 【Excel初心者】にもわかるように、関数をそのままコピー＆ペーストできる形で提示してください。 その関数が何をしているのか、簡単な解説も加えてください。 【シート1のB2セル】に入力する前提で関数を作成してください。

 

ポイント
「シート1のA列」「B2セルに入力」のように、具体的なシート名やセルの位置を指定しましょう。「Excel初心者にもわかるように」と付け加えることで、専門用語を避け、わかりやすい言葉で解説してくれます。

定型レイアウトの雛形を作成する

毎週・毎月作成する報告書は、フォーマットが決まっていることが多いものです。ChatGPTに含めたい項目を伝えると、週報や月報など、決まったフォーマットの雛形を作成してくれます。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【業務報告のフォーマット作成の専門家】です。私が毎週使う「【プロジェクト進捗報告（週報）】」のテンプレートを、マークダウン形式で作成してください。 　 # 含めたい項目 報告日 報告者 プロジェクト名 今週の進捗（やったこと） 課題・問題点 来週の予定 特記事項 　 # 指示 各項目を、後から簡単に記入できるように【見出しと箇条書き、または表形式】で構成してください。

 

ポイント
「含めたい項目」を過不足なくリストアップすることで、テンプレートの構成が明確になり、実用的なフォーマットを効率的に作成できます。

画像やアイコンを生成する

思い通りの画像をAIに生成させるには、具体的な指示（プロンプト）の言語化が必要です。作りたいイメージを伝えて、画像生成AIが理解しやすい効果的なプロンプトにしましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、プロのグラフィックデザイナーです。次のテーマで、【プレゼンテーションのスライドに挿入するイラスト】を生成してください。 　 # 生成したい画像のイメージ テーマ：【チームワークによる成功】 構成：【多様なバックグラウンドを持つ3人のビジネスパーソンが、一つの光るアイデア（電球のアイコン）の周りで協力し、笑顔でハイタッチしている。】 スタイル：【現代的で親しみやすいフラットデザイン。企業の資料に合う、青を基調としたクリーンな配色。】 形式：【横長のイラスト】

 

ポイント
どのような「テーマ」「雰囲気」「スタイル（画風）」の画像が欲しいか、具体的な言葉で伝えることで、イメージに近い画像を生成できます。

日程を調整し、タスクの優先度を整理する

溜まったタスクの整理や複数人の日程調整は、思いのほか時間を要する作業です。ChatGPTにリストを渡して、優先度に基づいた整理や、最適な候補日の抽出を行ってもらいましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 あなたは、【優秀なプロジェクトマネージャー】です。次のタスクリストを、「【緊急度】」と「【重要度】」のマトリクス（アイゼンハワー・マトリクス）を使って整理してください。 　 # タスクリスト 【A社への提案書作成（期限：明日）】 【来月の出張のためのホテル予約】 【チーム内の定例ミーティング（本日15時）】 【3ヵ月後に迫ったプロジェクトの中間報告資料の準備】 【溜まっているメールの返信】 【PCのデスクトップの整理】 　 # 指示 次の4つのカテゴリーに各タスクを分類してください。 – 重要かつ緊急 – 重要だが緊急ではない – 重要ではないが緊急 – 重要でも緊急でもない

 

ポイント
整理するための「フレームワーク」を指定することで、単なる思いつきではない、一貫した基準に基づいた整理結果を得られます。

出力形式を変換・統一する

システム連携などで必要になるデータのフォーマット変換は、手作業で行うとミスが発生しやすい作業です。テキストからJSONへ、表から文章へといった面倒な変換は、ChatGPTに任せましょう。

 

プロンプト例

# 依頼 次の文章を、指定する【JSON】形式に変換してください。 　 # 元の文章 【山田太郎、35歳、職業はエンジニアです。彼のメールアドレスはtaro.yamada@example.comです。】 　 # 出力形式 { “name”: “【名前】”, “age”: 【年齢】, “occupation”: “【職業】”, “email”: “【メールアドレス】” }

 

ポイント

変換後のデータ構造を「出力形式」として明確に定義しましょう。どの項目にどの情報を入れるかを示すと、ChatGPTは指示通りに正確なフォーマットで出力してくれます。

良い答えを引き出すコツ：プロンプトの「型」を使う

ここまで具体的なプロンプト例を紹介してきましたが、実は多くの優れたプロンプトには共通する「型」があります。

 

ここでは、基本となる3つの「型」を紹介します。プロンプトを書くときは、この型を意識するとより意図が伝わりやすく、精度の高い回答を得やすくなるので、参考にしてください。

深津式プロンプト：指示を構造化して伝える手法

深津式プロンプトは、note株式会社の深津貴之氏が提唱した「指示を構造化して伝える」手法です。役割・目的・制約条件・出力形式などを箇条書きにし、必要な情報を整理して伝えます。

 

ChatGPTが自分の役割やゴールを正確に把握できるため、回答のブレが起きにくく、安定した品質を得やすいです。

 

【悪い例】

健康管理アプリのキャッチコピーを考えて。

 

【良い例（深津式プロンプト）】

依頼：あなたは、数々のヒット商品を生み出してきた凄腕のコピーライターです。   目的：次の新製品のキャッチコピーを、ターゲットに響くように3パターン作成してください。   前提条件：製品名 健康管理アプリ「Life Palette」   ターゲット：仕事や育児に忙しい30代女性   制約条件： 20文字以内 専門用語は使わず、手軽さが伝わるように

ReActプロンプト：思考過程を書き出させる手法

ReActプロンプトは「Reasoning（思考）」と「Acting（行動）」を組み合わせ、推論の手順を順番に書き出しながら答えを導く方法です。複雑な問題を扱う際に、現状の整理・分析から原因の検討、結論までの流れを人間の思考過程に近い形で進める点が特徴です。

 

思考の過程が文章化されるため、回答の根拠がわかりやすく、論理の飛躍を防げます。分析が必要な内容や、判断の理由を確認したい場面で特に力を発揮します。

 

【悪い例】

営業部の生産性が低い原因と対策を教えて。

 

【良い例（ReActプロンプト）】

依頼： あなたは業務改善コンサルタントです。営業部の生産性に関する課題について、次の手順で思考を記述しながら、最終的な結論を出してください。   1.思考: 営業部の生産性が低い場合に考えられる一般的な原因をリストアップする。 2.行動: それらの原因を「業務プロセス」「ツール」「人材育成」の3つの観点に分類する。 3.観察: 分類した結果から、特に重要と思われる項目を特定し、その理由を述べる。 4.思考: 特定した項目に対する、具体的な改善策を複数考える。 5.行動: 考えられる改善策の中から、最も有望なものを3つ提案する。

ゴールシークプロンプト：対話を重ねて理想に近づける手法

ゴールシークプロンプトは、最初から完璧な指示（プロンプト）を作るのではなく、対話を重ねながら追加の要望や修正をしていき、徐々に理想の形に仕上げていく手法です。

 

最終的なゴールが定まっていないアイデア出しや壁打ちなどに適しており、対話を進める中での中で要件を具体化していきます。

 

【対話の例】

あなた（1回目の指示）: > 来週開催する社内IT勉強会の告知文を作って。テーマは「ChatGPTの業務活用」です。   ChatGPT（1回目の出力）: > （一般的な告知文が出力される）   あなた（2回目の指示）: > ありがとう。もっと参加したくなるように、特に若手社員に響くような、少しワクワクするトーンに変えてください。「先輩も知らない最新スキル」みたいな要素も入れて。   ChatGPT（2回目の出力）: >（指示を反映し、トーンが変更された告知文が出力される）

ChatGPTを安全に業務活用するための注意点

ChatGPTは非常に便利な業務支援ツールです。しかし使い方を誤ると、会社の機密情報が漏洩したり誤った情報を拡散してしまったり、著作権を侵害してしまったりするリスクが潜んでいます。

 

ここでは、ChatGPTを安全に業務で活用するために、守るべき3つの注意点を解説します。

機密情報・個人情報は入力しない

入力したデータは、ChatGPTのAIモデルの学習に利用される可能性があります。個人情報、顧客情報、未公開の財務情報、社外秘の技術情報などを入力することは、情報漏洩につながるリスクがあります。

 

対策：社内ルールを確認し、情報を匿名化する
まずは自社の情報セキュリティに関するルールを確認しましょう。もし顧客からの問い合わせ内容などを分析したい場合は、会社名や個人名を「A社」「B様」のように、個人が特定できない形に必ず匿名化・抽象化してから入力してください。

情報や文章は誤っている前提で確認する

ChatGPTが生成する文章は、一見すると非常に流暢で説得力がありますが、事実関係が誤っていること（ハルシネーション）があります。特に固有名詞、数値、日付、法律や専門分野に関する情報は鵜呑みにしてはいけません。

 

対策：一次情報での裏付けを徹底する
生成された内容は、必ず公式サイトや公的機関の発表、専門家の論文など、信頼できる一次情報源でファクトチェックを行いましょう。

著作権と引用の扱いに気をつける

ブログ記事やプレスリリースなど、ChatGPTで作成した成果物を外部へ公開する際は、著作権侵害のリスクに特に注意が必要です。

 

対策：生成物は「叩き台」と考え、引用ルールを遵守する

生成された文章は、あくまで自分の思考を補助する「叩き台」と捉え、必ず自身の言葉で表現し直してオリジナルの文章として完成させましょう。

 

外部の文献やWebサイトを参考にした場合は、通常の記事作成と同様に出典を明記し、引用箇所を明確に区別するなどのルールを徹底することが重要です。意図せず既存のコンテンツと酷似していないか、専用のチェックツールで確認することも大切です。

ChatGPTの業務活用に関するよくある質問

最後に、ChatGPTの業務活用に関してよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q1：ChatGPTの無料版でも業務効率化できる？ 

A1：はい、十分に可能です。ただし、一部の機能には制限があります。

本記事で紹介した文章の要約やメールの下書きといったタスクの多くは、無料版でも高い精度で実行できます。

 

有料版との主な違いは、利用回数の上限です。無料版では、より複雑なデータ分析、画像生成といった機能を使える回数に制限があります。

 

これらの機能を日常的に、回数を気にせず使いたいと感じたときに有料版を検討すると良いでしょう。

Q2：ChatGPTの回答が思った感じにならないけど、どうしたらいい？

A2：多くの場合、指示が曖昧なことが原因です。前述の「プロンプトの型」を見直してみましょう。

期待通りの回答が得られない場合、その原因のほとんどはプロンプトの指示が曖昧なことにあります。これは前述の「良い答えを引き出すコツ：プロンプトの「型」を使う」で解説した「型」を使ってみましょう。

 

特に、次の点を確認してみてください。

 

• 「あなたは〇〇です」といった役割を与えているか？
• 「〇〇という目的で」といったゴールを伝えているか？
• 「箇条書きで」「表形式で」といった出力形式を指定しているか？

 

まずは基本となる「深津式プロンプト」の構成要素が抜けていないかを確認し、プロンプトを修正しましょう。

Q3：社内で共有するときのコツは？

A3：成果の出たプロンプトを「テンプレート化」して共有するのが最も効果的です。
特定の業務で非常にうまくいったプロンプトがあれば、それをチームや部署内で共有財産にしましょう。

 

その際、次のような項目をまとめた「プロンプトカード」として共有すると、誰でも再現しやすくなります。

 

• タイトル： 「〇〇社向け御礼メール作成プロンプト」など
• 目的： このプロンプトで何が解決できるか
• プロンプト本文： （コピーして使える形式で）
• カスタマイズ箇所： どこを書き換えれば良いかの説明（例：【社名】と【要点】を書き換えてください）
• 担当者・改善履歴： 誰が作成し、どう改善されてきたか

 

これを社内のナレッジベース（Wikiなど）に蓄積していくことで、組織全体の生産性が向上します。

 

【プロンプトカードの例】

タイトル： 競合3社の比較表作成プロンプト   目的： Webサイトの情報から、競合他社の特徴を素早く表にまとめる

プロンプト本文：   # 依頼 あなたは、優秀なマーケティングアナリストです。   # 指示 次の競合企業3社について、公式サイトの情報をもとに比較分析表を作成してください。   # 競合企業 A社：【A社のURL】 B社：【B社のURL】 C社：【C社のURL】   # 比較軸 主力製品・サービス 価格帯 主なターゲット顧客層 Webサイトで打ち出している強み   # 出力形式 マークダウンの表形式

カスタマイズ箇所：   「# 競合企業」の下にある【A社のURL】などを、実際に比較したい企業の公式サイトURLに書き換えてください。 「# 比較軸」の箇条書きは、調査したい項目に合わせて自由に追加・修正・削除してください。（例：「SNSでの発信内容」を追加するなど） 比較したい企業が3社でない場合は、リストを増減させて調整してください。

担当者： 鈴木一郎 （2025/09/01）   改善履歴：   2025/09/25 比較軸に「価格帯」を追加（佐藤花子）

まとめ：ChatGPTの業務効率化プロンプトで生産性を上げよう

質の高いプロンプトは、一度作れば何度でもあなたの仕事を助けてくれる、強力な「資産」です。

 

本記事で紹介したプロンプトをコピー＆ペーストして日々の業務を効率化することから始め、慣れてきたら「型」を応用していきましょう。そのプロンプトをチームの「共有資産」として育てれば、あなたの組織の生産性は飛躍的に向上するはずです。

 

プロンプトという新たなスキルで、あなたの働き方をアップデートしませんか。