生成AIによる業務マニュアル作成のメリットと導入時の注意点

業務マニュアル作成におけるよくある課題

業務マニュアルの作成は、多くの企業で「重要だが後回しにされがちな業務」の一つです。実際の現場では、以下のような課題がしばしば発生しています。

• 作成に多くの時間と労力がかかる
• 担当者ごとに記述内容や表現にばらつきがあり、統一感がない
• 専門知識を持つ人しか更新できないため属人化が進む
• 最新の業務フローに追いつけず、内容が陳腐化していく
• 読みにくく、実際には使われないマニュアルになってしまう

たとえば、新入社員向けのマニュアルを更新しようとしても、過去の文書が散在していたり、作成者の退職により意図が読み取れなかったりすることがあるかもしれません。その結果、内容の正確性を担保できず、現場での誤解や手戻りが発生してしまいます。

また、業務が多様化・高度化する中で、マニュアルの見直しが頻繁に必要となるにもかかわらず、更新が煩雑で後回しになってしまうという構造的な問題もあります。

こうした様々な課題により、マニュアルが「整備されていること自体が目的」となり、本来果たすべき“現場の支援”という役割を十分に果たせていないのが現状です。

生成AIが支援できるマニュアル作成業務とは

生成AI（Generative AI）は、大量のテキストを学習したモデルが、自然な文章や構造を自動で生成できる技術です。この技術を業務マニュアル作成に応用することで、従来人手で行っていた煩雑な業務が自動化され、担当者の負担を大幅に軽減できます。

特に以下の3つの領域で、生成AIは高い効果を発揮します。

手順書の自動生成

業務手順書は、多くの企業で整備が求められる重要な文書です。しかし、細かな操作や例外対応まで網羅するとなると、作成には相当な時間がかかります。しかし生成AIを活用すれば、以下のような形で手順書を効率的に作成できます。

• 業務フローをキーワードや箇条書きで入力するだけで、自然な日本語の手順文を出力
• RPAや業務システムの操作ログと連携し、画面遷移や操作内容を自動で文章化
• テンプレート化された構成（例：概要・目的・手順・注意点）に基づいて整った形式で出力

また、複数の手順書をまとめて作成する場合でも、生成AIなら表現の統一が容易です。文体のブレが減り、読み手にとっても分かりやすいマニュアルを提供できます。

FAQマニュアルの自動作成

総務・人事部門では、問い合わせ対応が日常的に発生します。これらのやりとりの中から、共通する質問を抽出し、FAQ形式のマニュアルに落とし込むことも生成AIの得意領域です。

• 過去の問い合わせ履歴や社内チャットのログから質問・回答を自動で分類・要約
• 質問ごとに関連する文脈や事例を補完して自然な文章に整形
• カテゴリ分類（例：入社手続き／福利厚生／勤怠管理）も自動で整理可能

これにより、マニュアル作成の初期工数を大きく削減できるだけでなく、ナレッジの属人化を防ぎ、誰でも使える情報資産として再活用しやすくなります。

更新・バージョン管理の効率化

マニュアルは一度作ったら終わりではありません。業務内容やシステムが変わるたびに見直しと更新が必要です。生成AIはこの作業も効率化します。

• 最新情報との相違点をAIが自動検知し、変更候補を提示
• 該当箇所のみ差し替えることで、全文修正の手間を回避
• 更新日や変更内容を記録し、自動でバージョン履歴を管理

更新作業にかかる時間と労力を大幅に軽減し、最新のマニュアルを常に維持できる体制を構築できます。

生成AIによる業務マニュアル作成の成功事例

実際に生成AIを導入し、マニュアル整備に成功した企業では、従来の課題を解消しながら業務効率と文書品質の両立を実現しています。ここでは、業種の異なる3社の具体的な活用事例をご紹介します。

製造業A社：現場の作業手順書を短時間で標準化

全国に複数の製造拠点を持つA社では、各工場で作業手順書のフォーマットがバラバラで、教育や品質管理に課題を抱えていました。しかし、生成AIを導入したことで、以下のような効果が得られました。

• 作業フローや注意点をキーワード入力するだけで手順書を自動生成
• 記述のばらつきがなくなり、教育効率が向上
• 作成時間が従来の1/3に短縮され、他業務へのリソース転用が可能に

結果として、作業の均質化とトレーニングコストの削減を実現しました。

IT企業B社：FAQの自動整備で問い合わせ対応を効率化

ソフトウェアサービスを提供するB社では、社内ヘルプデスクに毎日多数の問い合わせが寄せられており、対応に追われる日々が続いていました。過去の対応履歴を再利用したくても、情報が散在していて体系化されていないのが課題でした。

そこで、生成AIを活用して次のような施策を実施したのです。

• 社内チャットやサポートメールの履歴をAIに学習させ、頻出質問とその回答を抽出

• 質問ごとにカテゴリ分けされたFAQマニュアルをAIが自動作成

• 利用者はイントラネットで検索・参照できるように整備

この結果、問い合わせ件数は導入前に比べて約30%減少し、ヘルプデスク担当者の業務負荷が大きく軽減されました。また、新人社員もマニュアルを参照することで自己解決できる場面が増え、教育効率も向上しています。

人材サービスC社：マニュアル作成業務の属人化を解消

全国に拠点を持つC社では、各拠点での業務内容に応じたマニュアルを各地の担当者が独自に整備しており、内容や品質にばらつきがありました。また、フォーマットも統一されておらず、全社的なガバナンスの観点でも課題が残っていました。

そこで、生成AIを導入し、次のような改善を図ったのです。

• 本社が用意した統一テンプレートをベースに、各拠点の情報をAIが自動で当てはめてマニュアルを作成

• 文体やトーンの整合性が保たれ、全社で一貫した表現に統一

• 管理者がレビュー・修正しやすいフォーマットで出力されるため、導入から運用までスムーズに進行

この取り組みにより、属人化していたマニュアル作成業務を脱却し、情報の一元管理と品質の均一化に成功しました。

生成AI導入時の注意点と対策

生成AIは非常に有用なツールですが、導入にあたっては慎重な検討と事前準備が必要です。安易に導入すると、誤情報の拡散や情報漏洩、業務との不整合といったリスクを招くおそれがあります。以下に、よくある注意点とその具体的な対策を紹介します。

誤情報の生成リスクとチェック体制の重要性

生成AIは「それらしい文章」を自然に出力する能力に長けています。しかしその一方で、事実と異なる内容や誤解を招く表現が含まれることがあります。特に業務マニュアルのような正確性が求められる文書では、この点は軽視できません。

そのため、以下のような対策が必要です。

• AIが生成した文章は必ず人の目でチェックする運用体制を構築する

• チェックリストを設けて、事実確認・業務フローとの整合性・表現の明瞭性を評価する

• 修正後の文書をナレッジベースに保存し、次回以降の学習に活用する

セキュリティとプライバシーの確保

業務マニュアルには、従業員情報や顧客データ、業務プロセスの詳細といった機密情報が含まれる場合があります。生成AIツールがクラウドベースである場合、こうした情報が外部に送信されることで情報漏洩のリスクが高まります。

そのため、以下のような対策が必要です。

• 社内ポリシーに則り、外部ツールへの情報入力ルールを定める

• オンプレミス対応の生成AIツール（例：社内環境に構築可能なLLM）を検討する

• ツール選定時には、データの保存方式や暗号化対応状況を確認する

• 社内のセキュリティ担当と連携して、リスク評価を行う

既存ドキュメントとの整合性の確保

生成AIが作成したマニュアルが既存の業務フローや文書と矛盾する場合、現場の混乱を招いてしまいます。たとえば、旧バージョンの手順と新しく生成された手順が混在すると、どちらが正しいのか判断できなくなることもあるでしょう。

そのため、以下のような対策が必要です。

• 既存マニュアルや業務基準を事前に整理し、生成AIに参考として与える（プロンプト設計を工夫）

• AI出力内容と既存文書を照らし合わせる比較レビューを行う

• 承認フローに「業務担当者によるレビュー工程」を明確に組み込む

社内でのルール整備と教育

生成AIを効果的に運用するには、単にツールを使うだけではなく、誰が・どのタイミングで・どのように使うのかを定める必要があります。また、AIへの過度な依存や、不適切な利用を防ぐためのガイドラインも必要です。

そのため、以下のような対策が必要です。

• マニュアル作成業務に関わる社員向けに、AI活用に関する研修を実施する

• 利用ルールやNGワード、個人情報の取り扱いに関する指針を文書化

• 社内ポータルなどに「AI活用の手引き」を整備し、運用を定着させる

生成AIの導入は、正しいリスクマネジメントと運用ルールのもとで行えば、非常に高い効果を発揮します。人手のかかる業務から担当者を解放しつつ、品質の高いマニュアル整備を実現するためにも、準備段階での丁寧な設計が不可欠です。

まとめ｜生成AIでマニュアル作成の時間と品質を両立

業務マニュアルは、標準化や教育に欠かせない一方で、作成や更新に手間がかかるという課題があります。こうした負担を軽減できるのが生成AIです。手順書やFAQを効率よく整形・出力し、更新も自動化できるため、作成時間の短縮や品質の均一化が期待できます。

ただし、正確性やセキュリティへの配慮は不可欠です。適切な運用体制を整えたうえで活用すれば、マニュアル整備の効率と品質を大きく向上させられるでしょう。まずは一部業務から、生成AIの導入を検討してみてはいかがでしょうか。